Covid 19 - associations : approbation des comptes
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- Covid 19 - associations : approbation des comptes
- Délai de tenue
- Modalités
L’approbation des comptes est une étape indispensable dans la vie d’une association, elle permet notamment aux membres de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’association et de décider de la future orientation du groupement associatif.
1. Délai de tenue
En principe, l’approbation des comptes doit avoir lieu dans les six mois suivant la date de la clôture de l’exercice social. Si une association clôture son exercice au 31 décembre de l’année N, elle devra approuver ses comptes avant le 30 juin de l’année N+1. En raison de la crise sanitaire actuelle, une ordonnance (n° 2020-318 du 25 avril 2020) permet de proroger ce délai de trois mois. L’approbation des comptes, si nous reprenons l’exemple précédent, pourra avoir lieu jusqu’au 30 septembre N+1. Ce report de l’approbation des comptes sera dès lors possible lorsque le commissaire aux comptes (CAC) a été empêché de mener à bien sa mission d’audit des comptes. Toutefois, cela ne concerne pas les sociétés ayant désigné un CAC, dès lors que celui-ci a émis un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 (article 3, ordonnance n° 2020-318).2. Modalités
L’organisation d’une Assemblée Générale (AG) est indispensable pour approuver les comptes, elle peut toutefois s’avérer difficile en cette période de Covid-19. Le recours à des modes alternatifs est possible (visio, conférences téléphoniques, mandats de représentation aux mandataires sociaux, etc.) même en l’absence de clause des statuts (ordonnance n° 2020-321 du 25.03.2020). Ceci vaut également pour les associations excluant de tels modes de participation aux AG. Dans tous les cas, les membres de l’association doivent alors être avertis au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.- Mentions expresses devant apparaître sur le Procès-Verbal en application des mesures de l’ordonnance n° 2020-321 (déroulement à huis clos, par visioconférence ou autre moyen de télécommunication, ou par consultation écrite) :
- Dans l’hypothèse où l’assemblée ne se tient virtuellement et que les membres sont « réputés présents », le procès-verbal doit préciser qu’il est fait application des articles 5 ou 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020 et mentionner de façon expresse la modalité de participation virtuelle choisie (art. 4 du Décret du 10.04.2020).
- Possibilité d’un vote par mandat de représentation (faire au + simple) :
- L’envoi des mandats de représentation des membres se faisant représenter aux assemblées par d’autres membres peut s'effectuer par voie électronique (article 3, al. 2 du Décret).
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale, le plus souvent le bureau de l’association, précise les modalités de vote dans les convocations. Par ailleurs, le mandat de représentation aux AG ne doit pas être exclu en vertu des statuts de l’association. Par dérogation aux règles communes aux différentes personnes morales de droit privé, un membre qui a déjà exprimé son vote à distance ou à d’ores et déjà envoyé un pouvoir, peut choisir un autre mode de participation à l’assemblé sous réserve que ces instructions parviennent au plus tard le 4è jour précédent la date de l’AG (art. 7 du Décret susvisé - applicable également au vote à distance exposé ci-dessous).- Possibilité d’un vote à distance (par consultations écrites) :
- En cas de vote à distance (par correspondance), les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote par message électronique à une adresse indiquée dans la convocation.
Le Cabinet d’avocats Libert Associés pose une réserve lorsque cette dernière possibilité n’est pas prévue par les statuts, auquel cas d’après les termes employés dans l’ordonnance et le Décret précités, la tenue d’un vote par correspondance ne serait pas exclue. Toutefois, afin de sécuriser au mieux les procès-verbaux d’assemblées générales de SAS il serait plus prudent de ne pas envisager le recours au vote par correspondance écrite au regard des incertitudes et l’urgence qui entourent la situation.Publié par Libert Associés, Avocats