Covid 19 - societe civile : approbation des comptes

SOMMAIRE

1. Délai de tenue
2. Modalités

L’approbation des comptes est une étape indispensable dans la vie d’une entreprise, elle permet notamment aux associés de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise et de décider de la future orientation de la société.

1. 1. Délai de tenue

En principe, l’approbation des comptes doit avoir lieu dans les six mois suivant la date de la clôture de l’exercice social. Si une société décide de clôturer son exercice au 31 décembre de l’année N, elle devra approuver ses comptes avant le 30 juin de l’année N+1. En raison de la crise sanitaire actuelle, une ordonnance (n° 2020-318 du 25 avril 2020) permet de proroger ce délai de trois mois. L’approbation des comptes, si nous reprenons l’exemple précédent, pourra avoir lieu jusqu’au 30 septembre 2020. Ce report de l’approbation des comptes sera dès lors possible lorsque le commissaire aux comptes (CAC) a été empêché de mener à bien sa mission d’audit des comptes. Toutefois, cela ne concerne pas les sociétés ayant désigné un CAC, dès lors que celui-ci a émis un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 (article 3, ordonnance n° 2020-318).

2. Modalités

L’organisation d’une Assemblée Générale (AG) est indispensable pour approuver les comptes, elle peut toutefois s’avérer difficile en cette période de Covid-19. Le recours à des modes alternatifs est possible (visio, moyens de télécommunications par voix, mandats de représentation aux mandataires sociaux, etc.) même en l’absence de clause statutaire (ordonnance n° 2020-321 du 25.03.2020). Ceci vaut également pour les sociétés excluant de tels modes de participation aux AG. Dans tous les cas, les membres de l’assemblée doivent alors être avertis au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

• Mentions expresses devant apparaître sur le Procès-Verbal en application des mesures de l’ordonnance n° 2020-321 (déroulement à huis clos, par visioconférence ou autre moyen de télécommunication, ou par consultation écrite) :

- Dans l’hypothèse où l’assemblée ne se tient virtuellement et que les associés sont « réputés présents », le procès-verbal doit préciser qu’il est fait application des articles 5 ou 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020 et mentionner de façon expresse la modalité de participation virtuelle choisie (art. 4 du Décret du 10.04.2020).

• Possibilité d’un vote par mandat de représentation (faire au + simple)   :

- L’envoi des mandats de représentation des associés se faisant représenter aux assemblées par les mandataires sociaux peut s'effectuer par voie électronique (article 3, al. 2 du Décret). Le dirigeant social ou l’organe compétent, pour convoquer l’assemblée générale, précise les modalités de vote dans les convocations. Par ailleurs, le mandat de représentation aux AG ne doit pas être exclu en vertu des statuts de la société. Par dérogation à l’article R. 225-85 III. du Code de commerce, et sans qu’un clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou à d’ores et déjà envoyé un pouvoir, peut choisir un autre mode de participation à l’assemblé sous réserve que ces instructions parviennent au plus tard le 4è jour précédent la date de l’AG (art. 7 du Décret susvisé - applicable également au vote à distance exposé ci-dessous).

• Possibilité d’un vote à distance (par consultations écrites) :

- En cas de vote à distance (par correspondance), les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote par message électronique à une adresse indiquée dans la convocation. Le Cabinet d’avocats Libert Associés pose une réserve lorsque cette dernière possibilité n’est pas prévue par les statuts, auquel cas d’après les termes employés dans l’ordonnance et le Décret précités la tenue d’un vote par correspondance ne serait pas exclue. Toutefois, afin de sécuriser au mieux les procès-verbaux d’assemblées générales de société civile il serait plus prudent de ne pas envisager le recours au vote par correspondance écrite au regard des incertitudes et l’urgence qui entourent la situation.

Publié par Libert Associés, Avocats