Covid 19 - sa cotées : approbation des comptes

1. Délai de tenue
2. Modalités

L’approbation des comptes est une étape indispensable dans la vie d’une entreprise, elle permet notamment aux actionnaires de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise et de décider de la future orientation de la société.

1. Délai de tenue

L’approbation des comptes d’une société anonyme (SA) dans sa forme classique doit avoir lieu dans les six mois suivant la date de la clôture de l’exercice social. Si une société décide de clôturer son exercice au 31 décembre de l’année N, elle devra approuver ses comptes avant le 30 juin de l’année N+1.

Il convient toutefois de distinguer les SA à directoire et conseil de surveillance, et celles qui n’en sont pas dotées.

Pour les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance, les documents sociaux doivent être présentées dans un délai de trois mois à compter de la clôture de l'exercice. Ce délai de trois mois a donc été prorogé pour la même durée (3 mois) en vue de faire face à la crise sanitaire.

En conséquence, pour une SA de forme duale clôturant ses comptes au 31 décembre, le directoire devra présenter les comptes au conseil de surveillance avant le 30 juin 2020.

A noter: ce report s'applique aux sociétés anonymes ayant clôturé ou clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, soit le 23 juin 2020 au plus tôt.

2. Modalités de tenue et de participation des actionnaires aux assemblées générales

Les principales mesures réglementaires prises durant la crise du Covis-19 accordent une place particulière aux sociétés anonymes cotées.

Les membres du conseil d’administration d’une société anonyme ou ses actionnaires ne peuvent participer à distance que si les statuts ou le règlement intérieur, le cas échéant, envisagent cette possibilité.

Toutefois, l'ordonnance renverse ce principe en énonçant que sont réputés présents ceux qui participent à distance, il n’est plus nécessaire que que les statuts le prévoient.

Cette possibilité de réunir ces organes de gouvernance à distance s’appliquera notamment aux décisions d’arrêter les comptes.

En pratique, l’assemblée générale pourra se tenir à "huis clos", sur décision du conseil d’administration, c’est-à-dire sans que les actionnaires ou leurs mandataires ne soient physiquement présents.

La possibilité de recourir au huis clos suppose n’anmoins que l'assemblée soit convoquée en "un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires", ce qui signifie en un lieu fermé par décision administrative ou réglementaire.

Exceptionnelement, le huis clos reste admis si les mesures de confinement ont cessé à la date de l'assemblée pour autant qu'elles étaient en vigueur au jour de la convocation.

Pour les sociétés qui ont déjà procédé aux formalités de convocation d'une assemblée physique, le passage à une assemblée à huis clos n'obligera pas à renouveler ces formalités. Les sociétés cotées sont invitées à en informer leurs actionnaires par voie de communiqué de presse.

L'ordonnance assouplit le recours à des modes alternatifs de participation des actionnaires: la présence virtuelle au moment du vote (visio ou conférences téléphonique), le recours au vote à distance ( la consultation écrite ou par internet) en préservant le droit de poser des questions écrites préalable à la tenue de l’assemblée.

A juste titre, plusieurs modes de participation peuvent être mis en oeuvre simultanément. La société Orange SA a récemment informé ses actionnaires des modalités de vote (par mandat de représentation transmis par voie électronique ou directement sur le site web VOTACCESS, ou encore par voie postale).

Seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les actionnaires qui participeront à l’Assemblée par conférence téléphonique et audiovisuelle ou par d’autres moyens alternatifs. Ainsi, les modalités habituelles de participation à distance (vote par correspondance ou pouvoir à un mandataire ou au président) prévaudront à défaut de participation physique.

En tout état de cause, lorsqu’elle ne peut être assurée par le président du conseil ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, la présidence de l’assemblée peut être confiée par le conseil à tout mandataire social, les deux scrutateurs pouvant pour leur part être choisis parmi les actionnaires ou même en dehors.

En outre, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance (par lettre ou sur internet) ou qui à d’ores et déjà envoyé un pouvoir, peut choisir un autre mode de participation à l’assemblé sous réserve que ces instructions parviennent au plus tard le 4è jour précédent la date de l’AG (art. 7 du Décret du 10.04.2020)

Publié par Libert Associés, Avocats