Les exigences strictes du contrôle URSAFF en matière de mise à disposition de documents dématérialisés

Aux termes de l’alinéa 1 de l’article R. 243-59 II du Code de la sécurité sociale (CSS), « La personne contrôlée est tenue de mettre à disposition des agents chargés du contrôle […] tout document et de permettre l'accès à tout support d'information qui leur sont demandés par ces agents comme nécessaires à l'exercice du contrôle ».

Les documents informatiques du cotisant contrôlé peuvent ainsi être mis à disposition de l’inspecteur. Toutefois, cette mise à disposition est strictement encadrée afin de protéger les droits des cotisants ; la violation de tels droits entraînera la nullité de la procédure de contrôle.

S’agissant du contrôle des documents dématérialisés, le législateur impose certaines conditions :

- tout contrôle doit être précédé – au moins quinze jours avant la date de la première visite de l'agent – de l'envoi d'un avis de contrôle (article R. 243-59 I alinéa 1 du CSS) faisant état de l'existence d'un document intitulé « Charte du cotisant contrôlé », présentant à la personne contrôlée la procédure de contrôle et les droits dont elle dispose pendant son déroulement et à son issue (article R. 243-59 I alinéa 5 du CSS) ;

- l’agent doit faire la demande écrite, auprès de la personne contrôlée, d’un contrôle ayant recours à son matériel informatique et portant sur ses documents dématérialisés (article R. 243-59-1 alinéa 1 du CSS) ;

- la personne contrôlée dispose d’un délai de quinze jours à partir de la date de réception de cette demande pour s’opposer par écrit à la mise en œuvre de traitements automatisés sur son matériel (article R. 243-59-1 alinéa 2 du CSS). Il pourra alors mettre à la disposition de l'inspecteur du recouvrement les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l'exercice du contrôle, sur un support informatique répondant aux normes définies par l'inspecteur (CA Grenoble, Ch. Soc., 20 mai 2021, n° 18/03183). Celles-ci seront détruites avant l'engagement de la mise en recouvrement ;

- la lettre d’observation doit mentionner l’ensemble des documents consultés par l’inspecteur du recouvrement, dont ceux copiés sur le support de stockage amovible (Cass. 2e civ., 24 juin 2021, n° 20-10.136) ;

- enfin, sauf autorisation de la personne contrôlée, seules des copies des documents remis peuvent être exploitées hors de ses locaux (article R. 243-59 II, alinéa 3 du CSS).

Cass. 2e civ., 24 juin 2021, n° 20-10.136

CA Grenoble, Ch. Soc., 20 mai 2021, n° 18/03183.

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Publié par Libert Avocats

Avocats d’affaires – Paris – Les Sables d’Olonne